Pirms automatizē — saproti savu procesu
Automatizācija un mākslīgais intelekts sola ietaupīt laiku, taču nesakārtotā procesā tie var paātrināt arī kļūdas un pārpratumus. Pirms izvēlēties rīku, jāsaprot, kā darbs notiek šobrīd, kā plūst informācija un par kādu kopīgu darba kārtību jāvienojas. Veiksmīga automatizācija sākas ar skaidru procesu.
Pirms automatizēt darbu vai uzticēt to mākslīgajam intelektam (MI), ir vērts apstāties un saprast: kā šis process darbojas šobrīd? Kurš ko dara, kāda informācija ir vajadzīga, kur tā rodas un kā nonāk pie nākamā cilvēka? Procesa kartēšana palīdz ieraudzīt liekos soļus, neskaidrās atbildības un informācijas pārrāvumus, kurus ikdienas steigā bieži nepamanām.
Ja katrs darbu veic citādi, dati glabājas dažādās vietās un būtiski lēmumi balstās uz “mēs jau zinām, kā te viss notiek”, automatizācija var kļūt ilga, sarežģīta un dārga. Tāpēc vispirms vienkāršojam procesu, vienojamies par kopīgu darba kārtību un sakārtojam informācijas plūsmu. Tas dod skaidru pamatu gan automatizācijai, gan jēgpilnai MI izmantošanai.
Tagad vairāk nekā jebkad agrāk ir jāprot domāt un runāt procesu valodā. Spēt izskaidrot darba soļus, informāciju, lēmumus un sagaidāmo rezultātu kļūst par būtisku prasmi gan vadītājiem, gan komandām. Jo skaidrāk saprotam savu darbu, jo precīzāk varam pateikt tehnoloģijai, ko no tās sagaidām — un pārbaudīt, vai rezultāts mums der.
Par autori:
Linda Liepiņa ir biznesa trenere, fasilitētāja un procesu uzlabošanas konsultante, zīmola “Procesu darbnīca” veidotāja. Apvienojot gandrīz 20 gadu pieredzi DHL grupas uzņēmumos ar neatkarīgas konsultantes darbu, Linda palīdz uzņēmumiem ieviest Lean pieeju, sakārtot procesus un attīstīt vadītprasmes un komandu sadarbību.